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DICAS PARA ORGANIZAR DOCUMENTOS DA SUA EMPRESA

novembro 12, 2018 - @odontocon

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Tenha um Local Específico Para Armazenar os Documentos

O mais importante é sempre ter um local em que todas as papeladas físicas ou digitais estarão reunidas. Desta maneira, você evita que as pessoas fiquem procurando em vários locais.

Empresas maiores podem ter um arquivo maior, que pode até ser uma sala, dependendo da demanda de documentos. Porém, com o advento da tecnologia no meio tributário e fiscal, é importante para o Governo que o contribuinte tenha todos seus documentos fiscais eletrônicos seguros e, caso esses documentos estejam centralizados, é ainda melhor para encontrá-los e fazer a entrega e obrigações.

Se eles forem guardados em qualquer lugar, sem um critério de armazenamento, cada nova consulta será um martírio, pois você perderá mais tempo tentando encontrar a informação do que a utilizando.

 

Organize e Armazene os Documentos

A organização de documentos pode ser bastante distinta. Você pode separar os papéis por datas, temas, clientes, ou como preferir. Esta separação vai fazer com que seja muito mais fácil achar qualquer papelada específica.

Por exemplo, é possível ter uma pasta apenas com contratos, outra com documentos internos e assim por diante.

Impressos

Ainda há contratos com assinatura, notas fiscais impressas, recibos e outros, cujos originais impressos ainda precisam ser guardados.

É fundamental que, para armazená-los, você crie um padrão, dividindo os documentos em categorias e subcategorias. Por exemplo, uma gaveta (de um arquivo suspenso, de preferência) para notas fiscais e uma pasta para cada cliente.

Mantenha também cópias digitais de cada documento e – muito importante! – armazená-los em pastas e subpastas que obedecem a mesma hierarquia de pastas dos arquivos impressos – seja na nuvem ou no HD.

E-Mail

histórico de mensagens é uma fonte importantíssima de informação e deixando tudo acumulado e desorganizado na caixa de entrada. Aí, na hora que tem uma dúvida sobre uma situação combinada virtualmente, fica horas procurando o diálogo.

sempre que um e-mail contiver um anexo importante, salve-o no respectivo diretório. As mensagens podem ser arquivadas em pastas criadas dentro do serviço de e-mail. Nessa hora, procure utilizar a mesma lógica de organização do arquivo de impressos.

Na Nuvem

O melhor ambiente para armazenar o grosso dos documentos e informações que transitam pela sua empresa é na nuvem. Além de não gastar espaço do seu computador, o compartilhamento dos arquivos é mais fácil, a segurança maior e a organização mais clara.

A dica é controlar toda a gestão dos documentos contábeis da sua empresa na nuvem, utilizando a Odontocon, uma plataforma de gestão contábil e tributária digital que permite uma contabilidade totalmente digital e interação em tempo real com o contador do seu negócio, tudo em apenas uma plataforma.

Na plataforma da Odontocon, é possível armazenar e organizar notas fiscais, recibos, planilhas, relatórios e outros documentos. 

Assim, você não comete o erro de manter cadastro em várias soluções na nuvem em vez de apenas uma. Já pensou ter que fazer um login (e dar permissão aos funcionários) para armazenar os documentos, outro para emitir a nota fiscal, outro para o boleto, e assim por diante? Em vez de facilitar, a nuvem só complicaria a sua vida.

No Computador

Também é possível armazenar os documentos no HD do computador. Embora a nuvem seja uma opção mais compartilhável e mais segura, em alguns casos é conveniente ter determinados documentos salvos no disco rígido, porque você os anexa com frequência nos e-mails ou precisa de um programa específico para a sua leitura, por exemplo.

Se esse for o caso, procure manter os arquivos sempre atualizados e organizados, e nunca deixe um arquivo que é importante para outros funcionários apenas no seu computador.

Procure educar os funcionários para que eles também não mantenham documentos importantes armazenados no seu HD. Deixe a orientação clara para que, depois de baixar e conferir um anexo do e-mail, por exemplo, imediatamente arquivá-lo no ambiente correspondente na nuvem. Esse procedimento deve ser feito também quando houver uma atualização no arquivo.

 

A Importância da Segurança no Armazenamento de Documentos

Salvar documentos importantes na nuvem (cloud computing) é uma das saídas mais interessantes e rápidas para a segurança e praticidade de sua organização.

No âmbito legal, não armazenar notas fiscais, por exemplo, pode acarretar em multas que podem ultrapassar o valor de R$ 1 mil por documento perdido. De acordo com a legislação brasileira, a nota fiscal precisa ser armazenada por cinco anos.

Empresas que conseguem manter uma boa organização em seus documentos e arquivos têm muito mais qualidade nos serviços prestados, mais produtividade e consequentemente, melhor lucratividade. Mesmo que organizar tudo dê um pouco de trabalho, o resultado vale a pena!

 

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