Administrar uma empresa é uma das tarefas mais complexas do mercado de trabalho. Com uma clínica odontológica a teoria também se aplica.
Saber como manter uma equipe engajada, alinhar valores investidos com lucros, saber exatamente o que cada paciente busca, melhorar o atendimento e pensar em novas possibilidades. Essas são algumas das tarefas mais árduas e complexas que um consultório odontológico pode ter.
Seja feita pelo próprio dentista, ou, até mesmo por um profissional contratado especificamente para isso, é sempre importante estar atento ao que o mercado exigirá e buscar uma constante atualização.
Tendo isso em vista, e pensando em como melhorar a administração de uma clínica odontológica, hoje elaboramos um artigo explicando o que, como funcionam, os porquês de ser tão importante e, também, separamos 5 dicas imperdíveis sobre a gestão de consultório odontológico.
Acompanhe a leitura!
INOVE SUA AGENDA
Aquela agenda de papel, além de não ser nada prática, pode gerar confusão, principalmente na hora de desmarcar consultas e encaixar pacientes. A alternativa para isso é adotar um bom sistema informatizado, que facilite a organização dos horários e que possa ser visualizado até pelo smartphone ou pelo tablet.
A agenda eletrônica evita que a secretária cometa erros como marcar dois pacientes no mesmo horário, por exemplo. Além disso, os próprios dentistas podem acessar os seus horários de atendimento de qualquer local em que estiverem.
A adoção de uma agenda eletrônica permite consultar os dados dos pacientes rapidamente e verificar as prescrições realizadas anteriormente. Assim, a consulta é mais direcionada, auxiliando no atendimento.
Outras facilidades da agenda eletrônica são:
– Agendamentos instantâneos: o paciente pode marcar sua consulta em qualquer horário do dia, inclusive em finais de semana;
– Lembretes de consulta: o sistema envia automaticamente um lembrete de consulta para o paciente, informando o dia e o horário;
– Gerenciamento das consultas: o médico pode verificar sua agenda diariamente e integrá-la à sua agenda pessoal.
HUMANIZAÇÃO DO ATENDIMENTO
O primeiro ponto que destacamos é a humanização do atendimento, ou seja, dar voz ao paciente, escutá-lo e buscar resolver e sanar as suas dúvidas e dores – não somente as físicas.
Não adianta de nada ter um belo consultório, repleto de aparelhos da última tecnologia disponível no mercado, se o médico não olhar no olho do paciente, ou ainda, se não dá a atenção necessária.
Algumas pessoas gostam de falar mais do que outras, nesse caso, o dentista precisa estar pronto para ouvir o que ela precisa dizer, afinal, quanto mais informações sobre o histórico dela, melhor será a resposta dada.
Antes de seguir adiante, é importante ter em mente que, atualmente, as pessoas querem algo humano, principalmente quando se está falando de saúde e de assuntos delicados como doenças. Prezar pelo atendimento é o ponto de partida para tudo.
CAPACITAÇÃO DE EQUIPE
Diversas empresas, dos mais variados campos de atuação, têm investido cada vez mais na educação, ou seja, no aprendizado de seus colaboradores. Dentro de um consultório odontológico a história não pode ser diferente.
Buscar atualizar a equipe – caso exista uma – é sempre importante. Disponibilizar cursos, ou até mesmo bolsas de auxílio em faculdades e universidades é uma forma de valorizar aquele funcionário e, também, ajudá-lo a se desenvolver profissionalmente. Sem falar que o engajamento dele com o trabalho será maior.
FACILITE A ANÁLISE DOS RELATÓRIOS DE SUA CLÍNICA OU CONSULTÓRIO
Montar tabelas e planilhas para organizar a disposição dos pacientes ou dos preços dos serviços, por exemplo, além de ser estressante, demanda muito tempo. Por isso, essa é uma área também bastante auxiliada por softwares de gestão, que tornam a montagem de relatórios muito mais rápida e eficaz.
Com a utilização de um software de gestão, o dentista ou o gestor da clínica pode facilmente gerar relatórios e visualizar outras informações, como fazer a revisão de prontuários, o controle dos convênios, checar a quantidade de consultas realizadas e analisar as formas de pagamento. Esses dados permitem que as decisões sejam tomadas de maneira mais assertiva e que a gestão da clínica seja mais adequada.
O mais interessante disso tudo é que não é necessário estar presente fisicamente na clínica para ter acesso a essas informações. O dentista responsável pela clínica pode acessar essas informações de sua casa ou em qualquer local que estiver bastando ter em seu poder um dispositivo com acesso à internet.
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