A lista de documentos exigida para quem quer abrir uma empresa é bastante extensa e, por esse motivo, é indispensável que o empreendedor esteja atento aos detalhes na hora de regularizar seu negócio para evitar multas em caso de fiscalização. Taxas, documentos e registros são alguns dos itens que devem estar sempre em dia para evitar problemas.
A burocracia é enorme e os procedimentos são bem demorados, já que tudo depende do ramo de atividade da sua empresa.
Se você é um daqueles empreendedores que sofre para entender quais os documentos que você deve manter armazenado por todo o tempo de existência da sua empresa, esse post é pra você. Separamos 7 documentos ficai que sua empresa deve ter em dia. Acompanhe agora!
#1 Alvará de Funcionamento
Para uma Empresa funcionar de acordo com critérios municipais, seja na atividade de prestação de serviço, comércio, indústria ou outras, será necessário o alvará de funcionamento e localização. Esta autorização que deve renovada periodicamente (o prazo varia de acordo com a cidade) e, sem este documento, a empresa pode ser fechada a qualquer momento.
#2 Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ)
Se traçarmos um paralelo à pessoa física, o CNPJ é o CPF da empresa. Se uma empresa não tiver o CNPJ associado a ela, na maioria dos estados, não se pode nem emitir notas fiscais e realizar operações com legalidade. Normalmente, realizar compras ou vendas, diretamente com outras empresas é quase inviável sem um CNPJ. Portanto, ele se apresenta como um documento fundamental para o início das suas operações.
#3 Inscrições Estadual e Municipal
Cada tipo de atividade requer um tipo diferente de inscrição. Empresas comerciais e industriais necessitam de inscrição estadual, realizada junto à Secretaria Estadual da Fazenda. Se for uma empresa prestadora de serviços, a inscrição municipal deve ser solicitada junto à Secretaria Municipal de Finanças. Esta documentação é obtida apenas uma vez e é responsável pela comunicação entre a empresa e os órgãos estaduais ou municipais, dependendo dos impostos que terá de recolher em suas operações.
#4 eSocial e informações de Empregados
O eSocial substituirá algumas informações sobre os empregados de uma empresa, tais como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). Com estas informações, o Ministério do Trabalho consegue controlar os empregados ativos de uma empresa, além de saber quem foi admitido e demitido no período em questão.
No caso de não entrega destes documentos em tempo hábil, há incidência de multas para os empresários. Portanto, fique atento aos períodos de envio, pois a necessidade é recorrente.
#5 Livros Contábeis e Fiscais
As operações contábeis e fiscais devem totalmente registradas e devem ficar sob a guarda da própria empresa. São os livros Diários, Razão, de entradas, de saídas e de controle de estoques. Neles, estão registradas operações de compra e venda, recebimentos e pagamentos de impostos, transferências bancárias, movimentações de mercadorias, baixas de estoque por perecimento ou perdas eventuais, entre outros.
Os livros se interligam entre si e, em momentos de fiscalização, devem ser entregues aos órgãos governamentais sem contradições entre eles, ou seja, todos devem possuir informações compatíveis entre si.
#6 Guias Fiscais de Recolhimento
Toda guia de recolhimento de impostos, taxas ou contribuições devem ser guardadas pela empresa para comprovar que ela está em dia com as obrigações tributárias. Os tempos de arquivamento variam, de acordo com a operação, mas o ideal é que a empresa mantenha a guarda de todos os documentos com a utilização de uma ferramenta online.
#7 Notas Fiscais
Outro documento cuja falta pode causar muito transtorno para as empresas caso a fiscalização apareça é a nota fiscal. A emissão deste documento é obrigatória para a grande maioria das empresas e seu armazenamento é exigido por um período de 5 anos. Portanto, quando você deixa de emitir uma NF após uma venda ou não mantém um backup das notas emitidas, está sujeito à multas altíssimas que podem prejudicar o seu negócio.
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