Ao abrir uma empresa e começar um negócio, é preciso ficar atento a uma série de exigências. Entre elas, a regularização de todos os documentos legais para a abertura e funcionamento da empresa. E, mesmo depois da empresa estar em plena atividade, novos procedimentos administrativos são necessários para cumprir as obrigações fiscais, tributárias e trabalhistas. Em função disto, muitos documentos precisam estar à disposição da fiscalização.
Dependendo da natureza das atividades exercidas, licenças e autorizações especiais de funcionamento, por exemplo, precisam estar sempre atualizados. Assim como os livros contábeis e guias de recolhimento de impostos.
O Contrato Social, por exemplo, precisa ser modificado sempre que ocorrer mudanças nos negócios, como alteração de endereço, atividades ou objeto social, nome empresarial, ampliação ou redução do quadro societário.
Para que você não corra nenhum risco ao realizar qualquer alteração nos negócios ou sofrer alguma fiscalização, listamos 6 documentos que que a sua empresa precisa ter em dia. Acompanhe agora!
#1 Contrato Social
O contrato social de uma limitada ou o relatório de empresário de uma EIRELI, ou seja, as informações contratuais da empresa registrados no ato de constituição devem estar sempre atualizados.
Entre as principais informações que devem estar sempre de acordo com o exercício das atividades estão objeto social, atividades comerciais, alteração de endereço da sede, estrutura jurídica, capital social, quadro societário, razão social e/ou nome fantasia.
#2 Livros Contábeis
Os livros são a base fundamental de registros da empresa e trazem todas as informações contábeis necessárias para o funcionamento da empresa. São eles:
- Diário: registra cada transação realizada pela empresa, como compras, vendas, pagamentos, recebimentos, etc.
- Razão: traz os tipos de pagamento (se foram realizados em bancos, caixas ou fornecedores) e as movimentações realizadas.
- Entradas e saídas: registram as questões de estoque e vendas de produtos, controlando se deve haver reposição ou aumentar as vendas para ocorrer giro de estoque.
Todos esses livros devem estar de acordo uns com os outros e não podem haver contradições. Por isso, é preciso revisá-los. Mais do que uma exigência, manter sempre atualizados os documentos de registro contábeis, é uma necessidade para a organização e administração da empresa.
#3 Alvarás de Funcionamento
Documentos que permitem o funcionamento da empresa de acordo com os requisitos de cada município. Trata-se, assim, de uma permissão que atesta a aptidão do empreendimento em realizar sua atividades. Além disso, são documentos mais importantes para a regularização de sua empresa, afinal, sem ele, ela não estaria legalmente autorizada a exercer suas funções.
Apesar de já solicitado no processo de abertura de sua empresa é preciso ficar atento ao seu prazo de renovação – o qual ocorre periodicamente atendendo às instruções da prefeitura de sua cidade (com variação de 1 a 2 anos).
#4 Guias de Recolhimento
Toda guia de recolhimento de impostos, taxas ou contribuições devem ser guardadas pela empresa para comprovar que ela está em dia com as obrigações tributárias.
A principal delas é a Guia de Recolhimento do FGTS (GFIP). Mesmo que ela tenha que ser entregue mensalmente, é bom checar se essa documentação está correta em todo final de ano.
Além disso, as notas fiscais decorrentes da compra ou venda de produtos da empresa devem ser arquivadas.
#5 eSocial e Informações de Empregados
A RAIS sistematiza as atividades trabalhistas por meio do registro dos dados de contratação de pessoas em todo o país. As empresas devem entregar este documento todos os anos.
Já por meio do CAGED, o governo tem o controle de todas as admissões e demissões.
Caso não seja entregue, a empresa paga uma multa e é preciso justificar o atraso. Com a implantação do e-Social, todas essas informações passam a ser enviada pela internet, mas precisam ser entregues dentro do prazo para não incorrer em multas.
#6 Relação Anual de Informações Sociais
Também conhecido como RAIS, é o arquivo no qual constam as contratações realizadas pela empresa, como forma de garantir que as atividades trabalhistas da organização estão seguindo as normas da legislação trabalhista.
Mesmo que a empresa não tenha realizado nenhuma contratação, esse documento deve ser entregue todo ano. Caso não seja enviado, a empresa poderá ser multada por dia de atraso da entrega.
Se houver algum empregado omitido na relação, também poderá haver sanção, com o pagamento de multa por trabalhador que não conste no documento, aumentando esse valor conforme o tempo.
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