Muito se fala sobre a importância da produtividade para o crescimento de uma empresa. Isso é fácil de entender na teoria, mas e quanto à prática? Como melhorar a produtividade empresarial de uma maneira eficaz e duradoura?
Produtividade é algo se cobra cada vez nais das empresas, equipes e pessoas. Mas, seja sincero: você sabe mesmo o que é significa produtividade? Quem procura saber como melhorar a produtividade na empresa, precisa começar entendendo perfeitamente este conceito.
Produtividade nada mais é que uma relação entre aquilo que é produzido e a quantidade de recursos usados para isso. A produtividade pode ser definida como a relação entre quantidade produzida, recursos utilizados para produzir e a qualidade do produto ou serviço entregue ao mercado.
Quanto mais se consegue produzir, utilizando a menor quantidade de recursos, maior a produtividade. Saber como fazer mais e melhor com o que se tem virou palavra de ordem para os empresários, sobretudo para os brasileiros. Aumentar a produtividade da empresa é um meta constante dos empreendedores de sucesso.
Uma empresa com bons índices de produtividade é aquela que consegue produzir muito, com o mínimo de recursos possíveis e sem pecar na qualidade. Assim, um restaurante que serve o “prato do dia” para 200 pessoas na hora do almoço, é mais produtivo que um que serve apenas 150 (do mesmo prato) nesse período, lembrando que o tempo também é um recurso.
Alcançar o equilíbrio entre produção, recursos e qualidade tem sido um dos maiores desafios das empresas em um mundo cada vez mais competitivo.
De acordo com a pesquisa Competitividade Brasil, elaborada pela Confederação Nacional da Indústria (CNI), o país aparece em penúltimo lugar quando o assunto é o ambiente favorável aos negócios. Foram avaliados 18 países e o único que ficou atrás do Brasil foi a Argentina.
Nesse contexto, é importante ser ágil e objetivo para aumentar os resultados da empresa. Mas, afinal, como melhorar a produtividade de uma empresa? Nesta postagem, você vai ver 4 sugestões práticas de como melhorar a produtividade na empresa de uma forma bastante ágil e assertiva. Confira agora!
Como Melhorar a Produtividade na Empresa
Antes de passarmos nossas 6 dicas de como melhorar a produtividade na empresa, é importante fazer um alerta: não adianta melhorar a produtividade se a qualidade do que é entregue para o cliente final cai.
Tudo é uma questão de posicionamento do seu negócio. Pode ser que sua empresa atenda um público menos exigente, e a qualidade não é exatamente seu forte, seu diferencial pode ser a agilidade e rapidez.
Lembre-se: cortar gastos e custos indiscriminadamente não é uma maneira inteligente de como melhorar a produtividade na empresa.
É preciso pensar nas consequências em termos do valor percebido diante dos olhos do cliente que seu produto ou serviço pode perder com essas medidas.
#1 Melhoria de Processos
A melhoria contínua de processos consiste em torná-los mais eficientes e eficazes por meio de análises para descobrir pontos que podem ser otimizados, onde haja atrasos e gargalos produtivos, por exemplo.
Por mais que você acredite que os processos de sua empresa vão bem, eles sempre podem ser melhorados. Assim, sem dúvida, se eles tiverem um desempenho cada vez melhor, essa será uma manira muito eficaz de como aumentar a produção e a produtividade do negócio.
Para promover uma melhoria contínua dos processos, é preciso antes analisar como eles se encontram atualmente. Usualmente isso se faz por meio de técnicas de BPM (Business Process Management) e existem, inclusive, softwares gratuitos baseados na nuvem próprios para isso, e que utilizam uma interface simples de se aprender rapidamente a usar pelos usuário.
A partir disso, determinam-se quais aspectos podem ser melhorados. O objetivo é identificar falhas e ineficiências e encontrar maneiras de aperfeiçoar os processos da empresa.
Depois de implantado o processo melhorado, é preciso medir os resultados e se assegurar de que ele realmente é mais produtivo e eficiente.
Em caso positivo, é adotado. Mas, mantem-se o processo sempre monitorado, em busca de novas melhorias sempre que a produtividade der sinais de estar diminuindo.
Dessa forma, a organização conseguirá entregar mais valor para o seu cliente, melhorar sua performance, reduzir custos e fortalecer a sua presença no mercado.
#2 Gestão Automatizada
Como melhorar a produtividade de uma empresa por meio de softwares de gestão? As possibilidades são variadas: CRM, gerenciamento de projetos, automação de marketing, gestão financeira, comunicação, etc.
Uma empresa de e-commerce, por exemplo, pode emitir uma nota fiscal automaticamente logo após o pagamento ser aprovado e lançar o recebimento em seu sistema de controle financeiro.
Ao automatizar determinadas tarefas, a empresa pode realocar seus recursos humanos em outras atividades mais estratégicas para o negócio.
Um belo exemplo é utilizar softwares para a gestão financeira da empresa. Ao usar um software específico para esta tarefa, seus controles de custos, alocação de investimentos, controle de fluxo de caixa, previsões de receitas e outras atividades serão feitas com muito mais agilidade e, principalmente, precisão: você faz as coisas mais rápido e melhor, além de economizar recursos, com um gerenciamento financeiro adequado.
#3 Automatização de Tarefas
Além dos softwares de gestão, as novas tecnologias e a transformação digital nas empresas trouxeram outro trunfo para quem deseja saber como aumentar a produtividade de uma empresa: softwares colaborativos.
Tarefas que tomam tempo de funcionários e que poderiam ser substituídas pela automação permitem que este recurso humano caro se dedique a outras atividades mais rentáveis para seu negócio.
Uma das maneiras mais usadas de se fazer isso é automatizando tarefas repetitivas ao integrar aplicativos baseados na nuvem por meio de APIs (protocolos da internet que permitem que dois apps “falem” entre si).
Assim, por exemplo, se sua empresa é um e-commerce, toda vez que um pagamento for aprovado por seu meio de pagamento, uma nota fiscal pode ser automaticamente emitida ou um lançamento ser feito em seu sistema de controle financeiro.
É possível usar uma única plataforma de comunicação, tanto para conversas em grupo como one to one, centralizando a troca de informações e o arquivamento de dados.
Dessa forma, fica muito mais fácil e ágil tomar decisões e levar o grupo a trabalhar um apoiando o outro, com sinergia, o que, sem dúvida, é uma ótima forma de como aumentar a produtividade de uma empresa.
#4 Comunicação Interna
A comunicação entre uma empresa e seus colaboradores precisa ser objetiva e transparente. Essa é a melhor forma de evitar os ruídos de comunicação que tanto prejudicam o resultado final entregue ao cliente.
Por essa razão, essa é uma prática que você precisa adotar para melhorar a produtividade é potencializar a comunicação interna.
Como a sua empresa se comunica com os funcionários? Como as equipes se comunicam entre si? Saiba que a falta de uma comunicação interna eficiente é uma das principais causas para a queda da produtividade.
Você pode implantar essa mudança compartilhando com seus funcionários as metas organizacionais e de que maneira elas vão ajudar no processo. Quanto mais envolvidos os profissionais estiverem com os objetivos internos, mais conscientes eles estarão sobre seus papéis para o sucesso da empresa.
Promover a comunicação interna de forma estratégica contribui para aumentar a produtividade da empresa, pois possibilita a troca de ideias entre os colaboradores. Esteja aberto às sugestões e críticas dos colaboradores para que eles o vejam como alguém disposto a ajudar e não somente como aquele que delega obrigações. Essa sinergia promoverá a criação de um ambiente produtivo e cooperativo.
Pode-se utilizar ferramentas e plataformas que centralizem as informações e unifiquem o diálogo, como murais, intranet e chats corporativos. O uso da tecnologia na comunicação interna já é uma prática consolidada. É fundamental contar com um software desse tipo, ou mais e um deles.
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